Bei einer Standortbesichtigung sollen alle relevanten Informationen entsprechend den Anforderungen der Veranstaltung erfasst werden, darunter der Zeitpunkt der Veranstaltung, der Veranstaltungsort, die Anzahl der Gäste, die Verkehrslage in der Umgebung, die Wettervorhersage usw.
Die bei der Standortbesichtigung gesammelten Informationen dienen der weiteren Kommunikation mit den Veranstaltungsverantwortlichen, darunter mit dem Zeltverleihunternehmen, den Ehrengästen, dem Catering-Anbieter, den lokalen Behörden und anderen Dienstleistern. Der Bericht über die Standortbesichtigung ist zudem ein sehr wichtiges Dokument für den gesamten Ablauf der Veranstaltung.
Die Standortbesichtigung sollte von einer erfahrenen und professionellen Person durchgeführt werden, die zudem über Erfahrung im Aufbau von Zelten verfügen muss; in der Regel sollte dies der Vertriebsleiter oder der Projektleiter sein. Die für die Standortbesichtigung zuständige Person muss mit dem Kunden, den Anforderungen an die Veranstaltung und dem Aufbau von Zelten bestens vertraut sein.
Das Erkennen potenzieller Sicherheitsrisiken ist der Hauptzweck einer Baustellenbegehung, darunter:
• Hindernisse auf und über dem derzeitigen Gelände.
• Hindernisse rund um das zukünftige Grundstück, wie z. B. der Zaun, die Quelle, Bäume, der Garten usw.
• Wie ist die Wetterlage, z. B. die Temperatur? Ist es windig? Regnet es? Schneit es? Gibt es einen natürlichen Schutz, der das Zelt und die Besucher der Veranstaltung vor starkem Wind schützen kann?
• Eignet sich der Boden für die Aufstellung eines Zeltes?
Wir sollten die Bedeutung der Standortbegehung nicht außer Acht lassen, nur weil sie mühsam ist. Vor jeder Zeltaufstellung sollte eine umfassende Standortbegehung durchgeführt werden, damit die Veranstaltungsverantwortlichen sich ein klares Bild von allen potenziellen Problemen machen und die notwendigen Anpassungen für eine optimale Zeltaufstellung vornehmen können.
